Аливаа албан уулзалт, гэрээ хэлцэл цаашлаад үдэшлэг, цэнгээн хаана ч байсан биедээ байнга авч явж эрхэлдэг ажил, холбоо барих хаяг гэх мэт өөрийн тухай товч мэдээлэл өгөх шаардлагатай үед цаг хэмнэх зорилгоор ажил хэрэгч хүмүүс нэрийн хуудсыг өргөнөөр ашигладаг. Нэрийн хуудсыг уулзсан танилцсан хэн бүхэнд өгдөггүй. Цаашид ажил хэргийн холбоо тогтоохыг хүсэж сонирхсон хүндээ энэ бодролынхоо илэрхийлэл болгон өгдөг.

Зарим тохиолдолд паспорт, үнэмлэх мэтийн биеийн байцаалтыг ч орлож болно. Нэрийн хуудасны хэмжээг нарийвчлан зориулалтаар ашиглах, тэмдэглэл хийх шаардлага гардаг тул 100х70 мм хүртэл хэмжээтэй байж болохоос гадна зарим оронд кредит карт шиг буюу 70х40 мм хэмжээтэй нэрийн хуудас нь авч явах зэрэгт хамгийн тохиромжтой гэж үздэг.

Нэрийн хуудсан дээр байгууллагын нэр, овог нэр, албан тушаал, цол хэргэмийн нэр, шуудангийн болон интернетийн хаяг, утас, факсын дугаарыг бичдэг. Бизнес эдийн засаг өндөр хөгжсөн зарим оронд байгууллагын нэрийн өмнө - “Үсчин - Гоо заслын А салон”, “Хуванцар шилэн эдлэл үйлдвэрлэлийн Х компани”, гэх мэтээр үйл ажиллагааны чиглэлийг заавал бичдэг ёстой. Мөн хамгийн чухал, дээд албан тушаал цол хэргэмийг бичдэг бөгөөд нэг хуудсан дээр хоёроос илүүг бичихгүй.

Хэрэв хэд хэдэн сонгуультай, олон талт үйл ажиллагаа явуулдаг бол тус тусад нь нэрийн хуудас хийлгэх нь зүйтэй. Нэрийн хуудсаа ямар маягаар хийлгэх нь тухайн хүний сонирхол, таашаалтай холбоотойн дээр байгууллагын маркетикийн бодлогын илэрхийлэл болдог. Ажил хэрэгч хүн нэрийн хуудсаа нарийн ширхэгтэй, сайн чанарын цаасан дээр хар өнгөөр тод, гаргацтай бичмэл ба дармал үсгийг товойлгон хэвлүүлсэн байна. Торгон дээр шагласан, модны холтос, үйсэн дээр сийлсэн, сүрчиг шингээсэн эсвэл элдэв алтан үсэг, хээ угалз, зурагтай, маяглуулж бичсэн чамин хийцтэй, гоёмсог нэрийн хуудсыг ажил хэргийн онцлогоос шалтгаалан зураач, загвар зохион бүтээгч, загвар өмсөгч нар, урлаг спортын одод зэрэг хүмүүс хэрэглэнэ.

Ажил хэрэгч хүн иймэрхүү нэрийн хуудсыг цөөн тоогоор хийлгэн оны шилдэг бүтээл шалгаруулах болон шагнал гардуулах ёслол, элдэв шоу, цэнгүүнд очихдоо хэрэглэж болно. Түүнчлэн нэрийн хуудсыг заавал хоёр хэл дээр бичнэ. Энэ нь эх хэл, ажил байдлын онцлогоос шалтгаалан аль нэг гадаад хэл буюу англи хэл, эсвэл очих улсын хэл дээр бичиж болно. Тухайлбал, монголд ажиллаж буй японы компанийн ажилтан япон хүн үйл ажиллагаагаа явуулж буй орны хэл болох Монгол хэл, ажил хэргийн холбоотой хэл болох Япон эсвэл Англи хэл дээр бичсэн нэрийн хуудастай байх ёстой.

Аливаа уулзалтын дараа нэрийн хуудас нь тухайн хүнийг төлөөлөн орлож үлддэг тул хүний ой ухаанд үлдэхүйц, содон нэрийн хуудастай байх нь бас их чухал байдаг. Бусдаас ялгарахын тулд байгууллагын эмблемийн оронд өөрийн эрхэлдэг ажил мэргэжлийн онцлогийг харуулсан зургийг буланд нь эсвэл бүдэгхэн дэвсгэрлэж зурах, тод өнгийн цаас сонгох, бичвэрийг босоо байдлаар байрлуулах зэргээр янз бүрийн санаа сэдэж болно.

Дашрамд дурдахад нэрийн хуудсан дээрх чухал мэдээллийг голд нь болон баруун дээд буланд нь бичвэл үргэлж ил тод байж хүний нүдэнд шууд тусдаг байна. Нэрийн хуудсан дээр товчилсон үгс бичиж захидлыг төлөөлөх явдал их түгээмэл байдаг.

Товчилсон бичиг нь Франц хэлний үгс бөгөөд олон улсын хэмжээнд хэрэглэдэг байна. Жишээ нь: р.р (pour presenter) нь “танилцуулах” гэсэн утгатай ба хүмүүсийг хооронд нь танилцуулахад хэрэглэнэ. Энэ товчлолыг танилцаж байгаа хүний нэрийн хуудсан дээр бичихгүй, харин зуучилж буй хүн хуудсан дээрээ тэмдэглэнэ.

Иймээс энэ зорилгод хоёр ширхэг нэрийн хуудас хэрэгтэй болно. Өөрөөр хэлбэл зуучилж буй хүн, танилцуулж буй хүнийхээ нэрийн хуудастай хамт илгээдэг байна. Энэ мэтээр товчилж бичдэг зарим үгсийн утгыг сийрүүлбэл:
p.f.(pour feliciter) - аз жаргал хүсч баяр хүргэх
p.r.(pour remercier) - талархал илэрхийлэх
p.c.(pour condoler) - эмгэнэл илэрхийлэх
p.p.p.(pour prendre part) - эмгэнэл илэрхийлж, туслахад бэлэн байгаагаа мэдэгдэх
p.p.c.(pour prendre conge) - уучлал хүсэх (уулзаж чадалгүй явчих гэх мэт тохиолдолд)
p.f.n.a(pour feliciter nouvel an) - шинэ жилийн баяр хүргэн аз жаргал, эрүүл энхийг хүсэх
p.c, p.p.c, p.r гэж бичсэн нэрийн хуудсанд хариу илгээхгүй.
p.c, p.p.p, p.f гэсэн бичигтэй бол өөрийн нэрийн хуудсан дээр “Баярлалаа” гэсний илэрхийлэл болгон p.r гэж бичиж явуулна.

Шинэ жилийн баяр хүргэсэн нэрийн хуудасны баяр өнгөрөөгүй тохиолдолд, мөн p.f.n.a гэж бичнэ.
Баяр өнгөрөөд хэд хоносны дараа бол талархал илэрхийлж хариу мэндчилж буйгаа илэрхийлэн p.r, p.f гэж бичиж илгээнэ.

Түүнчлэн товчилж бичилгүйгээр “Танд баяр хүргэе “, “С добрым пожеланием”, “Avesles compliments” гэх буюу “With compliments” гэж ерөөл дуртгалын хоёр гурван үг бичиж явуулж болно.

Эдгээр тэмдэглэгээ, үгсийг нэрийн хуудсан дээр нарийхан үзүүртэй бал харандаагаар зүүн доод талд нь цэвэрхэн бичдэг ёстой.

Мөн уулзахаар ирэхэд нь эзгүй байсан бол биеэр ирснээ тэмдэглэж нэрийн хуудасныхаа баруун дээд буланг нугалж үлдээдэг ёс ч бий.

Харин илгээсэн нэрийн хуудсыг нугалдаггүй. Нэрийн хуудсаа хүнд өгөхдөө овог нэрээ чанга, тод хэлж цаад хүн рүүгээ зөв харуулан хоёр гардан барьдаг. Энэ нь цаад хүнээ, мөн өөрийгөө хүндэлж буйн илрэл болно. Хүнээс нэрийн хуудсыг нь мөн хоёр гардан хүндэтгэлтэй аваад шууд унших ёстой. Гадаад хүний нэрийг зөв дуудахын тулд лавлан асууж хуудсан дээр нь тэмдэглэж авч ч болно.

Бас олон хүнтэй зэрэг уулзвал онцгой содон тэмдэг, гадаад байдлаар нь төлөөлүүлэн “эмэгтэйнх, даргынх” гэх мэтээр нэрийн хуудсан дээр нь тэмдэглэж болдог. Харин зөвхөн балын харандаагаар бичихээ мартаж болохгүй.

Эцэст нь сануулахад, хэрэв нэрийн хуудсыг нь авсан л бол зөвхөн нэрээр нь эсвэл цол хэргэм, албан тушаалаар нь “Ноён Жон”, “Эрхэм захирал аа”, “Профессор оо” гэх зэргээр дуудаж харьцах нь зүйтэй. Чухам харилцааны энэ таатай нөхцлийг бүрдүүлэхийн тулд л харилцахын өмнө, уулзалт ярианы эхэнд нэрийн хуудсаа солилцдог учиртай.